Privacyverklaring

Waarom verwerken wij je gegevens?

We verzamelen en registreren gegevens via onze webformulieren voor je inschrijving als student bij Shenzhou Open University of TCM, daarnaast voor de begeleiding tijdens je studie, om je studievoortgang te volgen en om uiteindelijk aan te tonen, met je gegevens, dat je kunt afstuderen. Ook moet Shenzhou Open University of TCM persoonsgegevens en studievoortgangsgegevens van je verwerken, omdat Shenzhou Open University of TCM zich moet verantwoorden in het kader van accreditaties en over de behaalde resultaten van studenten.

Hoe komen wij aan je gegevens?

Allereerst ontvangen wij jouw gegevens bij je inschrijving via onze digitale of papieren inschrijfformulieren. Daarnaast verstrek je zelf ook persoonsgegevens aan Shenzhou Open University of TCM, omdat wij die nodig hebben voor je opleiding en begeleiding als student.

Wanneer gegevens van je nodig zijn voor diensten die niet onder een wettelijke verplichting of onze onderwijstaak vallen, vragen wij je toestemming voor het verkrijgen en gebruiken van je gegevens. Wij leggen je dan uit waarom die gegevens nodig zijn en met wie wij je gegevens eventueel delen. Je wordt erop gewezen dat je in zo’n geval niet verplicht bent om je gegevens te verstrekken. Je mag je toestemming altijd weer intrekken. Onder het kopje `Wat zijn je rechten?’ lees je hier meer over.

Welke gegevens verwerken we?

We verwerken je contactgegevens. Dat betreft je naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer. Voor het vervaardigen van het diploma hebben daarnaast ook nodig: je geboorteplaats, volledige voornamen en meisjesnaam. Voor de beoordeling of je toegelaten kan worden tot de opleiding vragen we ook naar eerdere diploma’s of een EVC-rapport. In het kader van je studie verwerken we ook gegevens als scores, cijfers, waarderingen, aan jou gegeven feedback, gemaakte examens, ingeleverde werkstukken en verslagen, de thesis, cijferlijsten en diploma’s. Voor het vervaardigen van een zogenaamd ‘smoelenboek’ zodat docenten je bij naam leren kennen en je presentie kunnen controleren verwerken we ook een pasfoto.

Omdat wij de presentie in de lessen moeten bijhouden vragen wij bij ziekmeldingen of verzuim naar de redenen van het verzuim. Omdat deze gegevens van belang zijn om te kunnen beoordelen of je in aanmerking komt voor dispensatie, dan wel compensatie van de gemiste lessen, bewaren we correspondentie daarover in je dossier gedurende de tijd dat je studeert bij Shenzhou. Daarna worden deze gegevens vernietigd.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We hebben als onderwijsinstelling volgens de archiefwet een bewaarplicht met betrekking tot persoons-, examen- en diplomagegevens van studenten. Ook na de looptijd van je studie bewaren we de verplichte gegevens. Zo bewaren we gemaakte examens nog 5 jaar na diplomering. Afgegeven diplomagegevens worden minimaal 30 jaar bewaard. Hierdoor kan een student een kopie van het diploma opvragen wanneer deze is kwijtgeraakt, of onbruikbaar is geworden.

Delen met anderen

Wij verstrekken je gegevens uitsluitend aan andere organisaties als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke taak of onze onderwijstaak. Met organisaties die je gegevens verwerken in opdracht van ons, sluiten wij een verwerkersovereenkomst af. Dit om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. Wij blijven verantwoordelijk voor dit gebruik van je persoonsgegevens.

Specifieke verwerkingen

Shenzhou Open University of TCM maakt gebruik van applicaties voor de verwerking van persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens in deze applicaties gebeurt volgens de eisen van de AVG en volgens de bepalingen van de, indien nodig, afgesloten verwerkersovereenkomsten. Voor enkele van deze applicaties en de onderzoeken, informeren wij je hieronder specifiek over de privacyaspecten.

Filemaker het ‘leer-management-systeem’ (LMS) is AVG-compliant. Dat wil zeggen dat de inrichting van de autorisaties (wie heeft toegang tot het systeem) op grond van de regels van de AVG is ingericht.

Voor een optimaal gebruik van Filemaker als LMS worden er voortgangsrapportages bijgehouden voor de docent over de studieresultaten van een groep of student die worden begeleid. Voor de docent is vanuit Filemaker via de studiecoördinatoren een klassenlijst (namenlijst) beschikbaar. Deze gegevens zijn toegankelijk voor de studiecoördinatoren van je opleiding.

Daarnaast gebruikt Shenzhou Open University of TCM je persoonsgegevens voor enkele specifieke doelen die in jouw belang zijn en ook voor de opleiding om het onderwijs weer verder te verbeteren. Deze specifieke verwerkingen zijn:

Evaluaties: Tijdens je opleiding en éénmalig na je afstuderen, kun je benaderd worden voor het vrijblijvend invullen van een enquête met als doel het evalueren van de door Shenzhou Open University aangeboden opleidingen. Deze enquêtes worden door ons anoniem verwerkt via de functionaliteit ‘google formulieren’. Voor het privacybeleid van Google klik hier.

Alumni-netwerk: Als je bent afgestudeerd gebruikt Shenzhou Open University of TCM je persoonsgegevens om je zo nu en dan te informeren via een Nieuwsbrief over onder andere interessante ontwikkelingen in je vakgebied, door Shenzhou Open University of TCM georganiseerde netwerkbijeenkomsten, seminars e.d. We maken daarvoor gebruik van het programma Mail-chimp. Aangezien dit in jouw belang is en dit verder geen nadelige inbreuk op je privacy is, gebruiken wij daarvoor het door jou opgegeven, e-mailadres. Indien je niet wilt dat Shenzhou Open University of TCM met jou, als alumni, contact met je houdt, kun je dit doorgeven aan de studiecoördinatoren via: info@shenzhou-university.com.

Indien je verder nog vragen hebt over deze applicaties en enquêtes, neem dan contact op met de coördinatoren, via het mailadres: info@shenzhou-university.com.

Wat zijn je rechten?

Je kunt een beroep doen op de volgende Privacyrechten.

Recht op inzage in gegevens

Je kunt ons vragen om inzage in je persoonsgegevens. Je kunt zonder het geven van een reden een opgave krijgen welke persoonsgegevens Shenzhou Open University of TCM van je verwerkt. Op die manier moet voor jou duidelijk worden waar de gegevens vandaan komen en met wie wij de gegevens eventueel delen of hebben gedeeld. Je kunt alleen gegevens over jezelf opvragen, niet over anderen. Dit kan alleen als je kunt aantonen dat je gegevens namens iemand opvraagt en/of daarvoor toestemming hebt verkregen.

Recht van aanpassen, aanvullen, beperken, meenemen of verwijderen van de gegevens.

Staan niet de juiste persoonsgegevens geregistreerd of is het niet compleet? Dan kunnen wij op je verzoek dit aanpassen, aanvullen of gegevens verwijderen. Dit kan niet altijd. Bijvoorbeeld als er een juridische procedure loopt waarbij die gegevens van belang zijn, of wanneer er sprake is van een wettelijke bewaarplicht.

Intrekken van je toestemming

Als je aan ons toestemming hebt verleend om je persoonsgegevens te mogen verwerken, kun je deze toestemming ook weer intrekken. Je doet dit door een mail te sturen naar: info@shenzhou-university.com met de mededeling: ‘Intrekking toestemming gebruik persoonsgegevens’.

Bezwaar tegen verwerking gegevens

Je kunt bezwaar aantekenen tegen het verwerken van je persoonsgegevens. Je kunt ons dan vragen om je persoonsgegevens niet meer te gebruiken. Dit kan niet altijd. Je moet in zo’n geval kunnen aantonen dat de verwerking nadelige gevolgen voor je kan hebben.

Hoe doe je dit?

Als u een beroep wilt doen op één of meerdere van je privacyrechten, geldt het volgende:

• Je kunt per post een verzoek indienen.
• Je moet je legitimeren bij de receptie van Shenzhou Open University of TCM.

We behandelen je verzoek binnen 1 maand. Is je aanvraag complex? Dan hebben wij hiervoor nog twee maanden extra.

Bezwaar en beroep

Wanneer je verzoek niet of gedeeltelijk wordt gehonoreerd, wordt altijd uitgelegd waarom dit zo is. Je hebt recht op de vastlegging hiervan in een besluit. Hiertegen kun je bezwaar aantekenen bij de verwerkingsverantwoordelijke. Dit is de directie van Shenzhou Open University of TCM. In het besluit staat hoe je dit kunt doen.

Klacht indienen

Ben je niet tevreden over het handelen van Shenzhou Open University of TCM bij het omgaan met je privacy of het verwerken van je persoonsgegevens? Of vind je dat Shenzhou Open University of TCM ten onrechte je persoonsgegeven heeft verwerkt? Dan kun je een klacht indienen bij de opleiding, via het emailadres: info@shenzhou-university.com.

Wanneer wij er samen niet uitkomen, kun je naar de rechter gaan. Hierover lees je meer in de afhandeling van je klacht. Daarnaast kun je altijd een klacht indienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, wanneer je van mening bent dat je in je rechten bent geschonden. Hierover lees je meer op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), bij ‘Klacht over gebruik persoonsgegevens’.

Je websitebezoek

Bij bezoek aan onze website worden zogenaamde cookies geplaatst. Wij gebruiken technische cookies, functionele cookies en analytische cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone.

De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en je gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Met cookies worden daarnaast je surfgedrag en voorkeuren bijgehouden. Hiermee kunnen wij onze dienstverlening aan jou verbeteren. Toch kun je ervoor kiezen om je af te melden voor de cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Meer informatie

Heeft u vragen over privacy? Neem contact op met de Studiecoördinatoren via het emailadres: info@shenzhou-university.com.

Voor algemene informatie over privacy kijkt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).